Kaj je ECM?
Celovit sistem za upravljanje s poslovnimi vsebinami (ang.
Enterprise Content Management – ECM) je termin, ki se uporablja za opis
tehnologij, orodij in metod za zajem, upravljanje, shranjevanje,
ohranitev in razpošiljanje vsebine oz. informacij po vsej organizaciji.
Definicija področja se največkrat povzema po organziaciji AIIM
(Association for Information and Image Management), ki je mednarodna
avtoriteta na področju upravljanja z vsebinami (ECM) in upravljanja z
elektronskimi zapisi (ERM – Electronic Records Management). AIIM je neodvisno združenje, ki se ukvarja s strategijami, metodami, najboljšimi praksami in orodji na ECM in ERM področjih.
ECM orodja in strategije v osnovi omogočajo upravljanje tako z
nestrukturiranimi kot tudi s strukturiranimi informacijami. Med
nestrukturirane informacije (ki so tudi najbolj problematične) uvrščamo
objekte, ki nimajo posebne podatkovne (opisne) strukture: slike,
video/avdio datoteke, ali različni tekstovni objekti (e-pošta, Office
dokumenti,...). Strukturirane informacije pa nastanejo v različnih
računovodskih oziroma poslovno informacijskih sistemih.
V praksi se izraz ECM pogosto zamenjuje z izrazom dokumentacijski sistemi,
ki pa so (po zgornji sliki) le eden izmed gradnikov celovitega
sistema). Zmogljivi celovitih sistemi za upravljanje z vsebinami se ne
omejujejo le na običajne vrste vsebin (slike, Office dokumenti, grafi
in za tiskanje pripravljeni dokumenti), temveč upravljajo tudi vsebino
novejših elektronskih objektov: spletnih strani in vsebin, elektronske
pošte, elektronski dokumenti medpodjetniške izmenjave (npr. EDI,
e-račun po eSLOG, ...), video in media vsebin, in to preko njihovega
celotnega življenjskega cikla.
Pri
implementaciji tehnologij, zlasti v gospodarstvu, ni najbolj pomembno
definiranje in kategoriziranje le-teh (npr. klasifikacijski načrt), pač
pa uspešna namestitev ustrezne tehnologije v določen poslovni proces.
Tehnologije, ki so vključene v AIIM ECM koncept, omogočajo upravljati
vsebino v njenih različnih nivojih življenjskega cikla. Namestitev vseh
teh tehnologij skupaj omogoča upravljati vsebino skozi vse njene
življenjske cikle – od kreiranja to dolgoročnega hranjenja ali
brisanja.
Kadar govorimo o celovitih sistemih za upravljanje vsebin (ECM), ne govorimo samo o tehnologiji. ECM pomeni:
- biti sposoben kontrolirati poslovne procese,
- izboljšati učinkovitost in znižati stroške,
- zadovoljiti zakonske predpise in zahteve,
- imeti učinkovito kontrolo nad poslovanjem.
Vse rešitve podjetja 360ECM, kot so Upravljanje z dokumenti , Upravljanje elektronske pošte in Arhiviranje skupnih datotek , so skladne s konceptom Enterprise Content Managament – ECM, mednarodnega združenja AIIM.
Rešitve 
