S Hannsem Kohler-Krunerjem, predsednikom neprofitnega združenja AIIM, smo se pogovarjali o vlogi pravilne strategije pri vpeljavi sistemov za upravljanje vsebin ter izobraževanju uporabnikov. 

Katera je glavna vloga združenja AIIM?

AIIM je združenje za področje ECM, ki se trudi izobraziti trg, analizirati trg ter v skupnem razumevanju povezati uporabnike, proizvajalce in svetovalce. Poleg tega oblikujemo tudi trende in standarde na trgu, predvsem z aktivnim vključevanjem v razvoj različnih standardov, kot sta na primer PDF/A in MoReq2. 

V zadnjih letih ste delali na področju upravljanja informacij in vsebin v  mednarodnih podjetjih po celotni Evropi. Ali se strinjate, da se organizacije in podjetja danes zavedajo pomembnosti ECM-rešitev ter zakaj?

Absolutno. Kompleksnost informacij in vsebin se je dramatično povečala in vedno težje jih je upravljati in najti. To vpliva tudi na zaposlene v podjetjih in njihovo delo, saj je informacij enostavno preveč. Prav zato postaja iskanje učinkovitega in holističnega dostopa do informacij vse pomembnejše. In tu nastopi ECM. Vendar moramo vedeti, da je ECM v prvi vrsti strategija. To pomeni, da je pred nakupom ECM-rešitve potrebno imeti dober načrt in znanje. V preteklosti so podjetja kupovala aplikacije za posamezne oddelke ali potrebe. Danes se večina organizacij zaveda pomembnosti in tržne prednosti, ki jo prinese dobro načrtovanje in celovit pristop k obvladovanju informacij in vsebin. To zavedanje se je v zadnjih letih še okrepilo in sedaj ni več vprašanje  ''Ali uvedemo ECM sistem?'' temveč ''Kako bomo uvedli ECM sistem?'' 

Katere značilnosti ECM-rešitev so pomembne za dosego tržne prednosti in za doseganje realne povrnitve investicije? Ali lahko ECM rešitev poveča produktivnost in poslovno učinkovitost podjetja v trenutni finančni situaciji?

V današnjem času se vse vrti okoli učinkovitosti in zniževanja stroškov. Kako pohitriti poslovanje in biti bolj odziven od konkurence, kako hitreje pridobiti informacije, kako hitreje predvideti trende, kako hitreje procesirati dokumente, kako čim bolj znižati stroške. Prava ECM-strategija je odgovor na vsa ta vprašanja in hkrati predstavlja tudi velik potencial za doseganje tržne prednosti in povrnitev investicije. Menim, da morajo ljudje vedeti, kaj želijo z vpeljavo ECM-rešitev doseči, ter kakšne koristi lahko od njih pričakujejo, tako kratkoročno kot tudi dolgoročno. Kar nekaj koristi je merljivih, vendar ne zgolj v denarju. Menim, da bi morala vsaka organizacija pregledati načrte in pričakovanja ter možne koristi. Obstaja veliko različnih koristi za podjetje, ROI je samo ena izmed njih. Na to vprašanje ni enostavnega odgovora, prav tako je o tem težko govoriti na splošno. 

Kako izvajate ECM ter ostale tečaje, ki jih pripravljate?

Združenje AIIM je neprofitna organizacija. Ne moremo biti prisotni povsod, čeprav bi želeli. Delamo skupaj z uporabniki, proizvajalci ter svetovalci, kljub temu pa je potrebno poudariti, da delujemo neodvisno od proizvajalcev. Izobraževanja izvajamo direktno in preko partnerjev. Ti partnerji so certificirane in kakovostne organizacije, ki aktivno delujejo v segmentu ECM, zagotavljajo neodvisne poglede na ECM-koncept ter imajo lokalno znanje. Le-tako lahko prilagodijo AIIM-ov globalni izobraževalni koncept na lokalne specifike in potrebe. Veseli smo, če partnerji približajo AIIM-znanje in koncept domačim podjetjem, sodelujejo na lokalnih dogodkih ter se pogovarjajo s predstavniki medijev, kot ste vi. Na ta način lahko več ljudi spozna AIIM in pridobi znanje iz ECM-segmenta. 

Kaj je bistvo AIIM izobraževalnih programov?

Združenje AIIM akumulira veliko znanja, prav tako zbiramo izkušnje in primere dobre prakse. Prizadevamo si, da je vse to dostopno in na razpolago vsem. Naši izobraževalni programi so pripravljeni tako, da čim bolje predstavijo znanje, izkušnje in najboljše primere dobre prakse, kar udeležence pripravi na nekatere izzive, s katerimi se bodo kasneje srečevali med fazo priprave in nato implementacije ECM-sistema in rešitev. 

Podjetje 360ECM je pred kratkim postalo certificiran izobraževalni partner AIIM. Kje vidite njihovo vlogo?

360ECM je naš partner za področje jugovzhodne Evrope. Razumejo ECM-koncept in predvsem razumejo ECM-strategijo. ECM postavljajo na prvo mesto in se zavedajo pomena izdelave ECM-rešitev po AIIM-konceptu, za kar je potrebno dobro načrtovanje in razumevanje ECM-principov. Delo po načinu ''najprej načrt, potem izvedba'' je nekaj, kar zelo dobro obvladajo. Njihovi predavatelji imajo leta praktičnih izkušenj na ECM-področju in veliko znanja, prav tako pa zelo dobro poznajo tudi domač trg, kar jih dodatno kvalificira za prilagoditev globalnega AIIM-izobraževanja lokalnim potrebam in zahtevam. Zelo smo zadovoljni z njimi, jim popolnoma zaupamo ter se veselimo nadaljnjega dela in uspehov. 

Kako vidite razvoj trga v Sloveniji na področju ECM?

Vsak začetek je težak. AIIM v Sloveniji ni tako znan kot, na primer, Gartner, vendar se trudimo, da bi nas spoznalo čim več ljudi. Želimo, da podjetja pričnejo voditi svoje ECM-projekte v skladu s konceptom AIIM. V ostalih državah v Evropi in USA, kjer je združenje AIIM bolj znano, se podjetja pred uvedbo ECM-rešitev obvezno udeležijo naših seminarjev. V zadnjih dveh letih se je seminarjev udeležilo več kot 10.000 udeležencev, od tega je bilo 70 odstotkov uporabnikov iz podjetij, ki so si želela pridobiti znanje pred pričetkom projekta uvedbe ECM-rešitev. Veliki proizvajalci, kot so Hyland in Fujitsu, so uvedli AIIM-izobraževanje kot standardno izobraževanje za svoje zaposlene, celo Oracle je v zadnjem času na seznam kvalifikacij za delovno mesto ECM-svetovalca uvrstil certifikat AIIM Master. Med velikimi proizvajalci ECM-sistemov in rešitev je kar nekaj znanih imen, ki uporabljajo seminarje AIIM za izboljšanje znanja svojih projektnih skupin. Upam, da bodo tudi podjetja v Sloveniji sprejela vrednost AIIM ECM-seminarjev in certifikatov ter spoznala, da jim lahko ti seminarji zelo pomagajo pri izvedbi njihovih ECM-projektov.