Predstavitev poročila in raziskave
Termin Enterprise Content Management je bil prvič
objavljen pred sedmimi ali osmimi leti, namen ECM-ja je še vedno enak - nestrukturirano
vsebino, ki nastane v podjetjih, prenesti v okolje, ki jo je enostavno
upravljati, katero se enostavno izmenjuje, obstaja kontroliran dostop ter kjer
je enostavno iskanje in arhiviranje. Predstavljali so si, da bi zagotovili nek
repozitorij, dostopen vsem zaposlenim, ki bi upravljal vse vrste vsebin, urejal
poslovne procese celotne organizacije ter zagotovil enoten, varen arhiv.
Paralelo vidimo v ERP in CRM sistemih, ki so bili že vzpostavljeni kot poslovne
aplikacije.
Danes vemo, da ECM predstavlja informacijsko
tehnologijo za nestrukturirano vsebino. V nekaterih organizacijah je to
samostojen sistem, ki omogoča pravilno upravljanje z različnimi tipi vsebine,
neke vrste zbirka repozitorijev in aplikacij. Skupen cilj je zagotoviti uporabnikom
en dostop, preko katerega bi lahko iskali, pridobivali in procesirali
informacije, ne glede na to kje so shranjene, ne da bi se morali logirati v
različne aplikacije.
Namen poročila je raziskati, do katere mere so
uporabniki dosegli svoje cilje, kako so jih doseglji, njihove poglede na
tehnologijo, kot je, na primer,
Microsoft SharePoint ter koliko denarja planirajo podjetja nameniti ECM
tehnologiji. V raziskavi so se tudi naslonili na motivacijske dejavnike, ki so
bili odločilni za uvedbo sistemov za upravljanje vsebin in dokumentov, ter v
kolikšni meri je bila dosežena povrnitev investicije (ROI).
Ključne ugotovitve
-
Zniževanje stroškov je eden izmed glavnih razlogov za uvedbo sistemov za
upravljanje vsebin in dokumentov, v primerjavi z zadnjimi leti.
-
Elektronska pošta je še vedno slabo kontrolirana; 55% organizacij se ne
zaveda pomembnosti upravljanja elektronske pošte.
-
28% organizacij bi potrebovalo več kot mesec dni za pripravo celotne
dokumentacije v primeru pravnih zadev.
-
Še vedno je velik razkorak v pogledu na SharePoint. 29% organizacij vidi
SharePoint kot konkurenco ali vzporednico z obstoječimi ECM sistemi, medtem ko
je v 16% organizacijah vključen v obstoječi sistem, le 12% organizacij pa ga
enači z ostalimi večjimi ECM sistemi. Ostali uporabljajo SharePoint le delno,
samo za zapolnitev določenih funkcionalnosti.
-
Koncept samostojnega ECM sistema je še vedno živ 35% organizacijam,
medtem ko 33% organizacij planira uporabljati skupen portal za prijavo, ki bo
združil skupaj vse repozitorije - SharePoint je najbolj popularno orodje za to;
9% organizacij je izjavilo, da bo za reševanje tega problema uporabljalo
Enterprise Search.
-
Prodaja licenc na področju upravljanja dokumentov in vsebin bo v letu
2009 ostala na enaki ravni, medtem ko bo padlo število licenc strojne opreme za
skeniranje, zmanjšal pa se bo tudi obseg svetovanj ter outsourcing.
-
75% organizacij še vedno ne bo spremljalo in upravljalo vsebine, ki
pride v podjetje preko kratkih sporočil mobilnih telefonov, blogov ter wikis.
Celotna raziskava je na voljo: http://www.aiim.org/Research/State-of-ECM-Enterprise-Content-Management-2009.aspx. Ostale raziskave združenja AIIM najdete na
spletnem naslovu: www.aiim.org/research
"© AIIM 2009, www.aiim.org"
