Izgovor št: 1

Običajno najdemo, kar potrebujemo

Običajno najdemo informacije, ki jih potrebujemo ob klicu stranke. Včasih res traja malo dlje, vendar, ko preko elektronske pošte zaprosimo za pomoč celotno osebje, se informacije najdejo.

Realnost:

Res je. Če si vzamemo dovolj časa, običajno najdemo informacije, ki jih potrebujemo. Vendar, ali si lahko vedno vzamemo čas? Tudi čas je denar. Stroški iskanja informacij so v slabo vodenem okolju višji. Običajni pisarniški delavec porabi 40% svojega časa za iskanje informacij.

 

Izgovor št. 2

Nihče nas ne bo tožil.

Kdo bi nas sploh lahko tožil? Prepričani smo, da v primeru tožbe lahko poiščemo celotno dokumentacijo, ki bi jo potrebovali.

Realnost:

Žalostna resnica je, da tudi če ne naredite nič narobe, vas lahko nekdo toži. V kolikor lahko v primeru tožbe pravočasno dokažete svojo pravico s pravo dokumentacijo, se bo celotna tožba končala, preden se je pravzaprav dobro začela.

 

Izgovor št: 3

Stranka bo počakala.

Večje organizacije običajno zapravijo $20 za hrambo dokumentov, $120 za iskanje založenih dokumentov in $220 za nadomestilo izgubljenega dokumenta. Kljub temu se jim zdi ideja menjave sistema slaba.

Realnost:

Pustimo denar na strani, vendar moramo še vedno razmisliti o zapravljenem času zaradi iskanja dokumentov. Produktivnost zaposlenih, ki je precej nižja zaradi iskanja in čakanja na dokumente, vpliva na nezadovoljstvo strank. Tudi to pomeni strošek, ali pa celo izgubljena stranka.

 

Izgovor št: 4

Okolju ne škodujemo.

Kdo se sploh ukvarja z dejstvom, da je v povprečju dokument fotokopiran 19-krat? To ni naš problem.

Realnost:

Seveda je naš problem. Oziroma bo postal, ko bo država pričela zaračunavati podjetjem, ki ne reciklirajo. Morda za vaše novo zaposlene nimate več prostora, ker je povsod polno škatel s papirjem?  Se vodstvo zaveda pomembnosti varstva okolja? Zavedati se moramo, da je večina dokumentov že od začetka v elektronski obliki, naj gre za Wordov dokument ali digitalno sliko. Tiskanje in nato fotokopiranje je popolnoma nepotrebno.

 

Izgovor št. 5

Zaposleni v podjetju naj bodo še naprej zaposleni z delom.

Zaposleni v povprečju porabijo uro in pol na dan za procesiranje elektronske pošte.

Realnost

Zaposleni so plačani za sprejemanje dobrih odločitev v čim krajšem času, za procesiranje idej za izboljšanje poslovanja podjetja. Seveda ni nič narobe, če imajo vaši zaposleni veliko dela, vendar si zagotovo tudi oni želijo biti bolj produktivni. Iskanje informacij jim ne predstavlja intelektualnega izziva, predvsem zaradi zavedanja, da obstajajo tehnologije, ki bi lahko to delo opravile namesto njih.

 

Izgovor št. 6

Projektna skupina mora biti na isti lokaciji.

Če mora osebje, ki sicer dela na različnih lokcijah, v okviru projekta delati skupaj, je produktivnost večja. Predhodno jim pošljemo dokumente, nato pa se vsi zberejo na eni lokaciji in si izmenjajo mnenja. Poleg tega se vsi veselijo bivanja v hotelu in prijetnih večerij.

Realnost:

Od kdaj je vaše delo, da organizirate delovne počitnice? Zaradi obveznosti zaposlenih je težko pridobiti vse člane projekta istočasno na eno lokacijo. To predstavlja problem, saj zaradi tega trpi ostalo delo, ki ga imajo zaposleni na svoji lokaciji.

Tehnologija elektronskega upravljanja dokumentov omogoča delo projektne skupine, ne da bi bilo potrebno zapustiti lokacijo delovnega mesta. S pomočjo orodij za skupinsko delo, kot so splet, elektronska pošta, spletni seminarji in ostali, lahko zaposleni delajo v projektu brez nepotrebnega in dragega potovanja.

 

Izgovor št. 7

Nobena naravna nesreča ne bo uničila naše dokumentacije.

Seveda se nam smilijo podjetja, katerim poplave ali ogenj uniči celotno papirno dokumentacijo. Prepričani smo, da se nam kaj takega ne more zgoditi.

Realnost:

Mogoče res ne bomo doživeli tornada, kava se nam pa zlahka zlije na dokumente in jih uniči. Že zaradi takih incidentov jih je potrebno zaščiti. To naredimo z elektronsko varnostno kopijo. Starejše dokumente in zastarele zapise pa shranimo na medije za dolgotrajno hrambo, po možnosti na kakšni drugi lokaciji. Določite pravila upravljanja in hrambe dokumentov, preden se zgodi nesreča.

 

Izgovor št. 8

Zaščita informacij  ni na vrhu našega seznama.

Zvečer zaklepamo vrata in naši dokumenti o zaposlenih so zaklenjeni. Poleg tega imamo računalnike zaščitene z gesli. Hkrati pa moramo biti tudi fleksibilni.  Če zaposleni želijo informacije odnesti domov in nadaljevati delo doma na njihovih domačih računalnikih, je to samo dobro za podjetje. Našim zaposlenim zaupamo.

Realnost:

Zaupanje je dobro, vendar ko govorimo o kroženju poslovnih dokumentov, je potrebno biti previden.  Pomembno je, da vemo, kdo je dostopal do dokumentov ter kdaj. Zakon in dobra praksa zahtevata vzdrževanje in pregledovanje logov na vseh sistemih ter preverjanje aktivnosti uporabnikov.

 

Izgovor št. 9

Spremembe so drage.

Po odrobritvi računa, le-tega vržem v desni poštni nabiralnik glavne pisarne. Ponavadi ga vzamejo iz nabiralnika v nekaj dneh in plačajo. Nato ga shranimo, Vsake nekaj let poberemo stare dokumente in jih shranimo v skladšče na drugi lokaciji. Zakaj zapraviti denar za automatizacijo nečesa tako preprostega?

Realnost:

Odobravanje in plačevanje računov ni tako preprosto. Znotraj tega procesa obstajajo poslovna pravila, katerih se ne zavedamo. Kdo lahko odobri račun? Do katere vsote lahko kdo potrdi račun? Kdo odloča o pakiranju in prenosu starih dokumentov na drugo lokacijo? Kateri so kriteriji za prenos dokumentov in kako dolgo ostanejo na drugi lokaciji? Na vsako od teh vprašanj morate imeti odgovor. Kmalu boste ugotovili, da je nespreminjanje vaših procesov precej dražje od uvedbe automatizacije.

 

Izgovor št. 10

Orodja za upravljanje informacij so nepotrebna in predraga.

Upravljanje naših finančnih sredstev je pomembno za nas, zato smo investirali v nakup najboljšega finančnega sistema. Upravljanje naših zaposlenih je ravno tako pomembno, zato smo investirali v nakup HW sistema. Informacije pa niso tako kritične, upravljanje njih pa izgleda izredno komplicirano.

Realnost:

Kdo pravi, da informacije niso kritične? Uspeh podjetja omogočajo točne informacije, ki so na voljo tistim, ki jih potrebujejo za sprejemanje dobrih poslovnih odločitev. Če prav pomislimo, so informacije tiste, ki dajo vrednost finančnim sredstvom, saj sicer ne bi imeli redno osveženih cenikov, ne bi imeli obrazcev za naročila ipd.

   

Kaj meni mednarodno neodvisno združenje AIIM?

Na tržišču obstaja veliko različnih tehnologij za upravljanje vsebine in dokumentov, ki imajo zelo podobne funkcionalnosti. Razlika je v implementaciji. Ni vseeno, kdo nam to tehnologijo proda. Pa ne zaradi tehnologije same, pač pa zaradi pristopa k projektu. Ali se dovolj posveti željam in potrebam uporabnikov, ali pri razvoju rešitve upošteva procese v organizaciji, nenazadnje, ali jim zna svetovati na način, da bo stranka uspešnejša in konkurenčnejša na trgu? Mogoče se zdi neverjetno, vendar je zadnja raziskava združenja AIIM pokazala, da je bil drugi največji razlog za neuspešno implementacijo ravno (ne)sprejemanje ECM sistemov s strani uporabnikov zaradi slabo načrtovanega projekta.