Ni skrivnost, da v zadnjem času vedno več podjetij ustvari in shrani več dokumentov v različnih formatih, kot so to delala včasih, predvsem zaradi regulativ in skladnosti s pravnimi pravili. Da bi racionalizirali proces shranjevanja in dostopanja do dokumentov, se je večina podjetij odločila in prenesla svoje dokumente v digitalizirano obliko. Prednost e-dokumentov vključuje izboljšano kontrolo in skladnost, hitrejši dostop do informacij ter bolj učinkovito procesiranje, ki vodi k nižanju stroškov.

Kljub temu, da se podjetje odloči za prehod na digitalizacijo, pa večina njih obdrži papirno obliko dokumentov. Ta hibrid ustvarja drage, neučinkovite in razdrobljene mešanice digitalnih in papirnih oblik dokumentov, ki se nahajajo  na lokaciji podjetja ali kod drugod, katere upravljajo tretji ponudniki sistemov za upravljanje dokumentov. Ta hibrid bo obstajal še leta in zaradi tega bodo podjetja, predvsem večja, težila k temu, da bo ta prehod na popolnoma digitalizirano obliko dokumentov zelo počasen, oddelek za oddelkom.

Nekatera podjetja se za digitalizacijo starih in hkrati tudi novih dokumentov odločajo za zunanje izvajanje storitve upravljanja dokumentov. Outsourcing podjetja imajo širši pogled na upravljanje informacij in vidijo celoten življenjski cikel dokumenta. To pomeni, da:

• so podjetja vključena v proces digitalizacije v trenutku, ko je kreiran zapis,
• ko je  dokument pretvorjen iz papirne oblike v digitalno obliko,
  
• pri hrambi papirne oblike dokumenta ter hrambi elektronske oblike dokumenta,
  
• nadalje pri zagotovitvi dostopa do elektronske oblike dokumenta in na koncu
  
• ob uničenju papirne oblike dokumenta.

Podjetja, ki se spoznajo tako na upravljanje papirne oblike dokumenta kot tudi na upravljanje elektronske oblike dokumenta, lahko najbolje pomagajo podjetjem pri prehodu iz ene oblike v drugo obliko upravljanja dokumentov. Zunanje izvajanje storitev upravljanja dokumenta v njegovem celotnem življenjskem ciklu  je izrednega pomena. Podjetja se morajo v trenutni ekonomski situaciji orientirati na svojo glavno dejavnost, ne pa na skeniranje dokumentov in upravljanje kabinetov s papirji in ostalimi dokumenti. Celotna storitev upravljanja informacij v podjetju ne zagotavlja samo shranjenega in hitro dosegljivega dokumenta, pač pa  prehod iz papirne oblike v digitalno obliko.

Outsourcing podjetja ponujajo različne storitve v procesu upravljanja dokumentov, od razvoja dokumenta do njegovega uničenja: inteligentno skeniranje ter pretvorba v drugo obliko, slike na zahtevo, najem skladiščenja dokumentov, upravljanje aktivnega fizičnega in virtualnega skladišča dokumentov ter zaščito dokumentov.

Outsourcing  upravljanja aktivnih in neaktivnih dokumentov, predvsem v prenosu iz njihove papirne oblike v digitalno obliko, pomaga podjetjem racionalizirati poslovne procese.

Vir: www.aiim.org

V podjetju 360ECM vam nudimo zunanje izvajanje zgoraj naštetih storitev. Če bi želeli vzpostaviti zakonsko skladen arhiv po ZVDAGA, pa vam lahko predstavimo različne možnosti za izvedbo - v nekaterih primerih boste presenečeni nad razliko v stroških lastništva med posameznimi opcijami, ki nam jih ponuja ZVDAGA. Razlike so zlasti očitne, če primerjamo stroške skozi daljše časovno obdobje (npr. elektronska hramba računov - 10 let; drugi dokumenti, ki se prisotni v večjem številu - npr. kadrovski dokumenti, plačilne liste ipd.. Na voljo vam je tudi gostovanje dokumentnega sistema.

Ključne besede:  dokumentni sistem, dokumentacijski sistem, e-hramba, ZVDAGA, hosting