Zakaj upravljamo dokumente?
Dokumenti
predstavljajo pomemben del poslovanja vsakega podjetja, saj se na njih
nahajajo pomembne informacije za nemoteno izvajanje poslovnih procesov.
Običajno jih ločimo na zunanje in notranje dokumente. Zunanji dokumenti
nastanejo izven podjetja in se vključijo v poslovne procese po prejemu
le-teh preko določene vstopne točke – običajno je to sprejemna pisarna
podjetja, kjer se poskrbi za evidentiranje in distribucijo vseh
pomembnejših prejetih dokumentov (npr. vhodnih računov, pogodb
partnerjev, aneksov in druge vhodne pošte). Notranji dokumenti
nastanejo v samem podjetju kot posledica oziroma rezultat določenega
(koraka) poslovnega procesa – govorimo lahko o pogodbah, aneksih,
dopisih, izhodnih računih, raznih internih dokumentih, kot so interni
predpisi/pravilniki in podobno. Ker informacije v podjetju nenehno
krožijo preko poslovnih procesov, oziroma so za izvajanje le-teh nujno
potrebne, je za podjetje izredno pomemben hiter in nadzorovan dostop do
dokumentov kot virov teh informacij.
Kaj
pomeni za podjetje hiter dostop do določene/ih informacij/e, se najbolj
pozna pri upravljanju odnosov s strankami, kjer je zadovoljstvo stranke
odvisno predvsem od hitrega in seveda pravilnega odziva. Počasen dostop
do informacije ali celo izguba določenega dokumenta lahko za podjetje
pomeni veliko poslovno škodo. Kaj pomeni za podjetje izgubljen in
posledično tudi neplačan račun, zamujen rok za obnovitev pomembne
pogodbe, nepodpisan (založen) aneks, neodzivnost na reklamacijo
stranke, izgubljena pogodba, tehnična dokumentacija,...?
Da
bi se vsemu temu izognili, je potrebno vzpostaviti učinkovit sistem za
popoln nadzor nad vsemi pomembnimi dokumenti kot nosilci poslovnih
informacij. Ker pa so informacije oziroma dokumenti pomemben, oziroma
sestavni del poslovnih procesov, pomeni to posledično tudi popolno
informatizacijo le-teh.
V
sklopu informacijskih tehnologij poznamo številne sisteme in rešitve za
upravljanje z dokumenti in drugimi vsebinami. Pomembno je izbrati
takšno rešitev, ki pokriva vse ključne segmente učinkovitega
dokumentnega sistema (hiter in učinkovit zajem fizičnih dokumentov,
uvoz dokumentov v različnih elektronskih formatih, varno in zanesljivo
arhiviranje, upravljanje z vsebinami in zapisi, upravljanje delovnih
tokov,...). Nepogrešljiva je seveda tudi možnost integracije, tako z
obstoječimi velikimi sistemi kot so npr. ERP (Enterprise Resource
Planning), PLM (Product Lifecycle Management), CRM (Customer
Relationship Management),..., kot z drugimi IT rešitvami.
Na
takšni (»zdravi«) osnovi se glede na predhodno ugotovljene prioritete
in funkcionalne zahteve zgradijo rešitve za posamezne, najbolj kritične
poslovne procese. Modularna zasnova dokumentnega sistema omogoča fazno
uvedbo posameznih rešitev, kar pomeni predvsem »mehkejši« prehod v
sicer optimalnejši, vendar za zaposlene nov način izvajanja poslovnih
procesov.
DMS - rešitve za upravljanje z dokumenti
V podjetju 360ECM d.o.o. ponujamo rešitve za upravljanje z dokumenti (DMS – Document Management System), ki so popolnoma v skladu z ECM konceptom upravljanja z vsebinami.
Izdelek office@PAM
ponuja že v osnovi rešitve, ki pokrivajo osnovne in običajno najbolj
pereče poslovne procese v srednje velikih in velikih podjetjih, ter
zagotavlja odličen začetek informatizacije in s tem optimizacije
poslovnih procesov. Platforma PAM-STORAGE avstrijskega podjetja H&S AG , na kateri deluje izdelek office@PAM
, zagotavlja, poleg pokrivanja vseh ključnih segmentov učinkovitega
dokumentnega sistema, varno, skalabilno in modularno zasnovano okolje.
Obenem pa koncept tehnologije ECM (Enterprise Content Management), na kateri je zgrajena platforma PAM-STORAGE , omogoča dostopnost do informacij neodvisno od oblike ali izvora le-teh.
