So računi iz prejšnjega tedna že odloženi v registratorjih? Kateri račun je bil priložen k napačni pošiljki blaga? V katero datoteko sem shranil trajanje zadnjega sestanka? Je nekdo vzel prejeti račun iz projektne datoteke? 

Takšna in podobna vprašanja si dnevno zastavljamo v podjetjih, kar vodi v drago in neproduktivno poizvedovanje. Dolgi in dragi postopki poizvedovanja so pravzaprav še vedno pogost pojav v podjetjih, navkljub razpoložljivim sodobnim pisarniškim metodam.

Vaše podjetje živi od prodaje visoko kvalitetnih proizvodov in storitev. Nujna administracija v povezavi s poslovanjem podjetja je skoraj neprofitna, a neizbežna za nemoteno delovanje podjetja. Stagnacija na trgu prisili podjetja v zmanjševanje operativnih stroškov. V nekaterih primerih celo privede do reorganizacije administrativnih oddelkov v profitne centre, kar pripomore k rasti vašega podjetja.

Že davno osnovan proces optimizacije delovnih tokov in zmanjševanja stroškov z namenom, da se poveča dobiček podjetja, je že dobro utečen v proizvodnih podjetjih. Zadnje čase pa ta proces prodira tudi v druge tipe podjetij.

Izognite se nepotrebnih poti, informacije imejte vedno pri roki!

Boljša izvedba v istem času.

Zaposleni, ki obdelujejo dokumente in informacije, potrebujejo elektronski arhiv, ki je sposoben vse pomembne dokumente razporediti v smiselne datoteke. Uporabnik tako lahko pridobi željen dokument iz elektronskega arhiva in ga razporedi neposredno v svoje delovno okolje, da lahko dokonča svoje delo.

Dokumenti, izpisani na papirju, kateri so digitalizirani z uporabo skenerja in elektronsko ustvarjeni dokumenti (elektronska pošta, MS-Office dokumenti, plani, nalogi za dostavo, računi ipd.), se razporedijo v osrednji elektronski arhiv ter so na razpolago vsem zaposlenim preko delovnih postaj v virtualnih mapah, oziroma datotekah.

Poglavitne prednosti uporabe elektronskih map/datotek so sledeče:

• Vse evidence in dokumenti so razvrščeni skupaj na zaslonu, pripravljeni za dostop. Zamudno iskanje dokumentov v oddaljenih arhivih postane stvar preteklosti.
• Vsi dokumenti so odloženi le enkrat. Nepreverjenim spremembam na dokumentih, z nasprotujočimi si dokazi, se z lahkoto izognemo.
• Informacije so nam takoj na voljo z uporabo trenutnega samodejnega arhiva. Datotečni zastoji in nerazporejene datoteke vodijo k nepotrebnim visokim preiskovalnim stroškom.
• Pravilno odlaganje in upravljanje z dokumenti. Napačno arhivirani dokumenti se običajno nikoli več ne najdejo. Ponovno ustvarjanje dokumentov zahteva čas in denar.
• Zaščita kritičnih poslovnih dokumentov pred nezaželeno manipulacijo in izgubo. Vse več in več dokumentov prispe v podjetje v elektronski obliki. Seveda morajo biti v trenutku na razpolago ob morebitni reviziji ter seveda iz različnih finančnih in pravnih razlogov.

 

Ergonomično zasnovana programska rešitev zagotavlja, da se nepogrešljivi dokumenti hitro najdejo in prikažejo na uporabnikovem zaslonu. Najbolje bi bilo, da bi bila arhivirana komponenta vgrajena v obstoječ ERP sistem, katerega uporabniki vsakodnevno že uporabljajo. Novi funkcijski gumbi tako omogočajo, da lahko obstoječa programska aplikacija prikazuje dokumente tudi na zaslonu.

 

Raziskave kažejo, da je čas dejanske obdelave različnih poslovnih dogodkov razmeroma kratek v primerjavi s časom transportiranja in brezdelja. Elektronski sistemi delovnih tokov nudijo olajšanje. Dokumenti in informacije so samodejno posredovani naprej od enega koraka do naslednjega delovnega koraka, kar ima vrsto prednosti.

• Hitrejši čas obdelave dokumentov.
• Poskok obsega obdelanih podatkov navzgor z istim številom zaposlenih.
• Zaposleni so rešeni zamudnega poizvedovanja za dokumenti in drugih nadzornih opravil.
• Zaposleni si bolj optimalno delijo delovna bremena.
• Nadzor nad opravili zavedenimi v spisku opravil.
• Izboljšanje kvalitete pri razveljavljenih procesih.

Dodatne informacije o prednostih podjetja in izdelka si lahko ogledate na:

Info: Prednosti podjetja 360ECM d.o.o.

Info: office@PAM / prednosti za IT management

Info: office@PAM / prednosti za uporabnika