Naročnikom v sklopu vpeljave dokumentnih sistemov in sistemov za podporo procesom svetujemo tudi o izboru načina trajne hrambe.

Na podlagi želja naročnikov ter izračunov o najoptimalnejši varianti razmišljamo o:

• Notranjem elektronskem arhivu v kombinaciji s papirno hrambo,
• Notranjem elektronskem arhivu v kombinaciji potrditvijo internih pravil in uničenjem papirnih originalov (v skladu z ZVDAGA),
• Notranjemu elektronskemu arhivu za operativno in procesno rabo v kombinaciji z zunanjo hrambo dokumentov v elektronski ali mikrofilm obliki.

Po naših izkušnjah nobena izmed naštetih oblik ni vnaprej najboljša, saj se razlikujejo po stroških in kompleksnosti uvedbe. Pogosto skupaj z naročniki izberemo postopno pot, kjer sčasoma opuščamo enostavne ter uvajamo kompleksnejše rešitve na tem področju.