Se v podjetju srečujete z velikim številom podatkov, ki pa se zaradi svoje številnosti lahko izkažejo za neuporabne? Poslovna inteligenca je prava rešitev.
KAJ JE POSLOVNA INTELIGENCA?
Bistvo poslovne inteligence je analiza večje količine podatkov z namenom, da jih preoblikujemo v uporabne informacije, ki so nam v pomoč pri odločanju in poslovanju. Tako lahko tudi večjo količino (na prvi pogled) nepovezanih podatkov enostavno razložimo in obvladujemo ter tako prepoznamo in razvijemo različne poslovne priložnosti.
Brez uporabe poslovne inteligence se lahko hitro zgodi, da se pri zbiranju podatkov ujamemo v sam proces zbiranja, ki pa nam brez smiselne obdelave oziroma analize nič ne koristi. Smiselno obdelani in urejeni podatki, ki so zaposlenim na voljo v vsakem trenutku, omogočajo dobro informiranost in posledično sprejemanje boljših odločitev ter večjo splošno učinkovitost.
KAKO DELUJE PROCES POSLOVNE INTELIGENCE?
Izraz poslovna inteligenca (ang. business intelligence) se v poslovnih krogih uporablja že dolgo, veliko podjetji pa šele zdaj zares spoznava uporabnost in prednost tega procesa. Podjetja, ki poslovne inteligence še ne uporabljajo, so zaposlena predvsem s konstantnim ugotavljanjem stanja, kar je časovno zamudno in neučinkovito, medtem ko se podjetja v koraku s časom že lahko ukvarjajo z donosom vloženih sredstev v posamezno panogo.
Tako kot se med seboj razlikujejo podjetja, se razlikuje tudi način uporabe poslovne inteligence. Vsem pa je skupna želja po pregledu in nadzorom nad procesi in situacijo. Vsako podjetje se lahko samo odloči, kam bo dalo poudarek in na zbiranje katerih podatkov se bo osredotočilo – za nekatere je to nabava, spet druge proizvodni proces.
Najpomembnejše je, da znamo opredeliti svoje zanimanje in poslovno inteligenco izkoristimo sebi v prid. Tu pa ne gre samo za zbiranje določenih zunanjih podatkov in kazalnikov. Največjo učinkovitost dosežemo, če uspemo učinkovito združiti analizo zunanjih (tržnih) in notranjih (internih) podatkov.
Na podlagi omenjenih parametrov se podjetje tudi odloči za ustrezno orodje za implementacijo poslovne inteligence. Tako bomo poleg samega zajema in analize podatkov lahko najbolj učinkoviti tudi pri nadaljnjih procesih in korakih, ki analizi sledijo.
Zelo pomembno je, da so zbrane, smiselno urejene informacije vedno dostopne, da je njihova distribucija hitra ter lahko z njihovo pomočjo poskrbimo za učinkovito izkoriščanje podatkovnih in človeških virov.
POMEMBNOST POSLOVNE INTELIGENCE
Kot že rečeno, imajo podjetja, ki so se za uporabo poslovne inteligence že odločila dobro konkurenčno prednost pred drugimi podjetji na trgu, ki na te točki šele poizkušajo narediti analizo stanja. Je pa seveda vsak korak v smer uporabe poslovne inteligence pomemben in predstavlja napredek proti večji učinkovitosti in uspešnosti podjetja.
Pomembnost uporabe poslovne inteligence se kaže tudi v njeni raznolikosti in širokem spektru uporabe, ki ga pokriva – od odločitev operativne do strateške narave.
PREDNOSTI POSLOVNE INTELIGENCE
Če nam nekdo ali nekaj omogoči, da so zbrane informacije dobro analizirane in primerno pripravljene na nadaljnjo uporabo, je to velika prednost pri sprejemanju odločitev.
Sprejemanje odločitev je bolj informirano, hitrejše in učinkovitejše. Vse to doprinese k optimizaciji internih procesov, k razvoju močnejših poslovnih strategij ter posledično k povečanju prodaje, večji konkurenčni prednosti in tudi zaznavanju morebitnih poslovnih težav.
VRSTE ORODIJ IN APLIKACIJ ZA POSLOVNO INTLIGENCO
V sklopu odločitve za uporabo poslovne inteligence za učinkovitejše poslovanje se lahko poslužujemo različnih orodij in aplikacij. Na trgu obstaja veliko različnih tehnologij in orodij, na nas pa je, da identificiramo problem oziroma opredelimo izziv ter se na podlagi ugotovljenih kriterijev in funkcij koristnosti posameznega orodja odločimo, katero bo za naše podjetje najboljše.
Kljub različnosti orodij in aplikacij, ki so nam na voljo, so večini skupna poslovna poročila, ki vključujejo analize posameznega področja in nadzorne plošče, ki predstavljajo pregled širšega področja in združujejo več poslovnih poročil.
Kot rečeno je pri izbiri primernega orodja najpomembnejša dobro poznavanje oziroma opredelitev problema, v pomoč pa so nam lahko tudi komentarji in mnenja obstoječih uporabnikov posameznega orodja, ki nam v bolj praktični luči prikažejo prednosti in slabosti določenega orodja.
Pri izbiranju moramo biti pozorni tudi na funkcionalnosti, ki so za naše podjetje in uporabnike orodja v ospredju. To so lahko jezik, možna brezplačna različica, razpoložljivost opozoril znotraj orodja, način urejanja podatkov, pogostost posodobitev, upravljanje relacij med podatki, povezava z ostalimi že obstoječimi programskimi opremami, ki jih podjetje uporablja, možnost mobilne uporabe, prijaznost uporabniku, razširjenost uporabe, možnost vizualizacij…
Več o 
poslovni inteligenci v sklopu M-Files orodja
TRENDI POSLOVNE INTELIGENCE
Trendi poslovne inteligence se nenehno spreminjajo in so odvisni od potreb podjetij in samega trga, na katerem podjetje deluje. Danes večina podjetji že uporablja eno izmed orodij oziroma aplikacij za poslovno inteligenco in se z njihovo pomočjo ter napredkom in posodobitvami uči na preteklih napakah, le-te lahko namreč ravno s pomočjo teh orodij analizira in ugotovitve uporabi kot vodilo za prihodnje projekte in samo delovanje podjetja.
V ospredju je predvsem kakovost samih podatkov, težnja k standardizaciji, sodelovanje z zunanjimi izvajalci, ki so strokovnjaki na tem zelo širokem področju, strateški pristop k zbranim informacijam, nenehno posodabljanje in prilagajanje orodij, definiranje in upravljanje ključnih podatkov ter izobraževanje končnih uporabnikov.
POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORI
Naše podjetje še ne uporablja orodja za poslovno inteligenco. Smo prepozni za odločitev za tak način poslovanja?
Nikakor. Kot rečeno, je vsak korak v smer uporabe poslovne inteligence pomemben korak na poti izboljšanja poslovanja in zagotavljanja večje konkurenčnosti.
Kako v množici ponudnikov in samih orodij izbrati primerno orodje za naše podjetje?
Priporočamo vam poglobljeno raziskavo tako potreb vašega podjetja, kot tudi ponudbe in razlik med določenimi orodji. Ko naredite ožji izbor, se z vsakim ponudnikov dogovorite za podrobno predstavitev, ki bo vključevala specifične potrebe vašega podjetja ter morebiten brezplačni preizkus orodja, ki bo vključil tudi vaše končne uporabnike in pokazal na dejansko optimalnost za vaše podjetje.
Na kaj naj bomo pri izbiri ponudnika oziroma orodja še posebej pozorni?
Vedno je dobro prositi ponudnika, naj vam predstavi svoje reference v obliki obstoječih uporabnikov njihovega orodja. Predvsem pa naj se ponudniki zares skoncentrirajo na specifične potrebe vašega podjetja in vam predstavijo, kako bi te potrebe s svojim orodjem kar najbolje zadovoljili.
