Spoznajte dokumentni sistem


Dokumentni sistem (ang. Document Management System – DMS) je sodobna rešitev, ki podjetjem omogoča digitalno upravljanje vseh vrst dokumentov – od pogodbenih prilog, računov, ponudb, tehničnih risb pa do internih dopisov. DMS sistemi, kot je M-Files, omogočajo zajem, shranjevanje, obdelavo, sledenje, zaščito in razvrščanje dokumentov v digitalni obliki, kar omogoča boljši nadzor, preglednost ter zmanjšanje stroškov in administrativnih napak.


Digitalizacija poslovanja je danes nuja, ne le prednost. Podjetja, ki se odločijo za uvedbo dokumentnega sistema, pogosto hitro opazijo prihranke časa in denarja, povečanje učinkovitosti in izboljšano skladnost z zakonodajnimi zahtevami.


To je sistem za upravljanje z informacijami, dokumenti in drugimi vsebinami



 



SO VAŠI DOKUMENTI IN PROCESI UREJENI?


Se vam je že zgodilo, da ste zamudili s plačilom računa, ker le-ta ni bil pravočasno potrjen? Ste več ur iskali določen dopis po raznih predalih, omarah ali mapah datotečnega sistema? Ste že ostali brez dobave/storitev, ker je pogodba z dobaviteljem potekla, vi pa je niste pravočasno obnovili? Je kdo od »nepoklicanih« videl vašo pogodbo s poslovnim partnerjem? Se utapljate v morju tehničnih risb? Vaši projekti zamujajo z izvedbo in povzročajo preveč nenadzorovanih stroškov? Potrebujete dokumentni sistem!

 


Komu je namenjen sistem M-Files?


M-Files je vsestranska rešitev, primerna za:


  • Mala, srednja in velika podjetja, ki želijo digitalizirati svoje poslovne procese in zmanjšati administrativna bremena.

  • Javno upravo, ki mora zagotoviti transparentnost, arhiviranje in varnost dokumentacije.

  • Organizacije z veliko količino dokumentov, kjer je hitrost iskanja in varnost ključnega pomena.

Panoge, kjer se M-Files posebej izkaže:


  • Strokovne storitve: računovodski servisi, odvetniške pisarne, inženirski biroji in svetovalna podjetja, ki obravnavajo zaupne dokumente.

  • Finančne storitve: banke, zavarovalnice in upravljavci premoženja, ki morajo slediti strogim regulativam.

  • Proizvodnja: podjetja, ki upravljajo z veliko tehnično dokumentacijo, normativi in projektno dokumentacijo.

  • Energetski sektor: podjetja v oskrbi z elektriko, plinom, vodo in odpadki, ki morajo slediti standardom kakovosti in zakonskim zahtevam.


 



VREDNOST INFORMACIJ


Za prave in pravočasne poslovne odločitve je prava informacija, ob pravem času, ključnega pomena.


Še posebej, če pridete do nje na enostaven in hiter način, pa tudi takrat, ko niste za svojo pisalno mizo oz. računalnikom. Pri tem pa mora biti ta informacija dostopna samo vam in ne nepoklicanim oz. konkurenci.

 


Urejenost dokumentov: Od kaosa do reda


Ste že izgubili pomemben dokument tik pred oddajo ponudbe? Vas je zamuda pri odobritvi računa stala izgubo bonitetnih točk? Se vam je že zgodilo, da ste zamudili s plačilom računa, ker le-ta ni bil pravočasno potrjen? Ste več ur iskali določen dopis po raznih predalih, omarah ali mapah datotečnega sistema? Ste že ostali brez dobave/storitev, ker je pogodba z dobaviteljem potekla, vi pa je niste pravočasno obnovili? Je kdo od »nepoklicanih« videl vašo pogodbo s poslovnim partnerjem? Se utapljate v morju tehničnih risb? Vaši projekti zamujajo z izvedbo in povzročajo preveč nenadzorovanih stroškov? Takšne težave so pogoste v organizacijah brez digitalnega dokumentnega sistema.


Pogoste težave v klasičnem okolju:


  • Iskanje dokumentov v papirni ali neurejeni digitalni obliki.

  • Pozabljeni roki zaradi nepreglednosti pogodb in računov.

  • Izgubljeni dopisi ali nepravilno arhivirani dokumenti.

  • Neavtoriziran dostop do občutljivih informacij.

Rešitve, ki jih prinaša M-Files:


  • Pametno iskanje: z uporabo metapodatkov (npr. datum, vrsta dokumenta, zadeva) in vsebinskega iskanja najdete dokument v nekaj sekundah.

  • Avtomatizirani delovni tokovi: računi, pogodbe in druge vrste dokumentov se avtomatsko posredujejo odgovornim osebam za potrditev.

  • Obvestila in opozorila: sistem vas pravočasno obvesti o izteku pogodb, garancij, licenc ipd.

  • Revizijska sled: vsak dostop in sprememba dokumenta se beleži, kar zagotavlja popolno sledljivost.

Primer iz prakse:

Ena izmed strank podjetja 360ECM je s pomočjo sistema M-Files zmanjšala povprečni čas iskanja dokumentov s 120 minut na le 11 minut, hkrati pa so se napake pri obdelavi računov zmanjšale za 25 %.


 



DOKUMENTNI SISTEMI ZA ŠE BOLJŠE POSLOVANJE


Se vam je že zgodilo, da ste zamudili s plačilom računa, ker le-ta ni bil pravočasno potrjen? Ste več ur iskali določen dopis po raznih predalih, omarah ali mapah datotečnega sistema? Ste že ostali brez dobave/storitev, ker je pogodba z dobaviteljem potekla, vi pa je niste pravočasno obnovili? Je kdo od »nepoklicanih« videl vašo pogodbo s poslovnim partnerjem? Se utapljate v morju tehničnih risb? Vaši projekti zamujajo z izvedbo in povzročajo preveč nenadzorovanih stroškov? Potrebujete dokumentni sistem!

 


Pomembnost pravočasnih informacij


V današnjem hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je dostop do točnih informacij v realnem času konkurenčna prednost. M-Files omogoča varen dostop do dokumentov tudi na terenu ali brez internetne povezave. S tem postane delo na daljavo varno in učinkovito.


Varnost in skladnost


  • Šifriranje podatkov: M-Files uporablja napredne algoritme za varovanje dokumentov pred nepooblaščenim dostopom.

  • Nadzor dostopa: uporabniki vidijo le tiste dokumente, do katerih imajo ustrezna dovoljenja.

  • Skladnost z zakonodajo: Sistem je popolnoma skladen z evropsko zakonodajo (GDPR) in slovensko zakonodajo (ZVDAGA, UVDAG, Arhiv RS).

Integracije z obstoječimi orodji


M-Files se brez težav poveže z vašim obstoječim IT ekosistemom, kot so:


  • Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook)

  • SharePoint

  • Salesforce

  • ERP sistemi (npr. SAP, Pantheon)

S tem se poveča uporabniška izkušnja in zmanjša potreba po učenju novih sistemov.


 



PREDNOST PRED KONKURENCO


M-Files izstopa, ker ni odvisen od lokacije dokumenta, temveč od njegove vsebine in konteksta. To pomeni, da ni pomembno, v kateri mapi se dokument nahaja – M-Files ga bo našel.

Prava in pravočasna informacija v vaših rokah bo tako dejansko ključ do še uspešnejšega poslovanja, zmanjševanja stroškov in kakovostnih odnosov s strankami, hkrati pa boste tako vedno tudi korak pred konkurenco. Kontaktiraje podjetje External link opens in new tab or window360ECM za več informacij in brezplačen preizkus.

 


Zakaj izbrati M-Files pri 360ECM?


Edinstvene prednosti:


  • Certificirana skladnost z arhivskimi in varnostnimi predpisi v Sloveniji.

  • Lokalna podpora in svetovanje z več kot 10-letnimi izkušnjami.

  • Možnost uvedbe v oblaku ali na lastni infrastrukturi.

360ECM vam pomaga pri:


  • Analizi vaših potreb

  • Prilagoditvi sistema vašemu poslovanju

  • Uporabniškem izobraževanju in podpori po uvedbi




Najpogostejša vprašanja - FAQ