Projektno vodenje - kaj je in kje ga lahko uporabimo?

Projektno vodenje je skupek različnih veščin, znanja, procesov vodenja in orodij, ki omogočajo uspešno izvedbo načrtovanega projekta. Ključne veščine pri projektnem vodenju so komunikacija, delegiranje, timsko delo in management virov.

KAJ JE PROJEKTNO VODENJE?

Pri projektnem vodenju je natančno opredeljen potek dela, medsebojna odvisnost nalog, časovni okviri posameznih nalog ter odgovornosti vseh deležnikov projektne ekipe.

Projektno vodenje mora natančno določiti cilje projekta, narediti plan in ga potem brez večjih odstopanj tudi izvesti, ob zaključku pa je za dobro nadaljnje delo obvezna tudi evalvacija projekta, s katero lahko dobimo zelo natančne povratne informacije o opravljenem delu in usmeritve za naprej.

Dobro zastavljeno projektno vodenje v podjetju doprinese k večji usmerjenosti k rezultatom, boljši koordinaciji med oddelki, večji motiviranosti zaposlenih, boljšemu odnosu s kupci, jasnejši odgovornosti, krajšemu izvedbenemu obdobju ter h kakovostnim končnim izdelkom, nižjim stroškom in večjemu dobičku.

KAJ JE PROJEKT?

Za boljše razumevanje komponent projektnega vodenja, je pomembno, da vemo, kaj projekt sploh je. Projekt je poslovni proces, ki je enkraten in časovno omejen glede na način izvedbe, ima definiran končni cilj, zahteva ljudi z različnimi znanji, ima opredeljen proračun. 

Znotraj procesa projektnega dela se običajno srečamo s hitrejšimi odločitvami, ki so posledica krajših poti odločanja, boljšega krmiljenja nalog, z večjo preglednostjo in prilagodljivostjo ter boljšo kakovostjo in uporabnostjo.

KDAJ UPORABIMO PROJEKTNO VODENJE?

Poleg že omenjenih pomembnih komponent projektnega vodenja so naloge vodstva pri projektu tudi planiranje vmesnih ciljev, opredelitev in omejitev delnih nalog, planiranje kadrov za realizacijo projekta, ocena sredstev, določanje časovnih rokov in planiranje financiranja projekta.

Vodenje projekta je proces nenehnega načrtovanja, pregledovanja in prilagajanja. Zato je pomembno, da znamo projektno vodenje umestiti v doseganje ciljev, kadar imamo opravka s točno določenim časovni okvirom, znotraj katerega morajo biti zastavljeni cilji doseženi, kadar so aktivnosti za doseg teh ciljev finančno omejene ter kadar te aktivnosti izvaja skupina ljudi, ki potrebuje dobrega vodjo, ki bo poskrbel za doseganje teh ciljev.

ZA KAJ SE UPORABLJA PROJEKTNO VODENJE?

Če želimo projektu zagotoviti uspešno izvedbo, je ena izmed ključnih potez izbira dobrega projektnega vodje, ki ve, kaj vse projektno vodenje zajema.

Projektno vodenje je primerno oziroma potrebno tako pri manjših kot tudi večjih projektih. Uporablja se, da projektu zagotovimo kar najboljše možnosti za uspeh. Z dobrim vodenjem, organizacijo, upravljanjem, koordinacijo, vrednotenjem, nadziranjem in evalvacijo lahko z razpoložljivimi viri, ki so nam za določen projekt na voljo, naredimo kar največ in poskrbimo da je projekt izveden uspešno, na morebitnih napakah pa se učimo za naprej.

KDO VSE UPORABLJA PROJEKTNO VODENJE?

Zgodovina projektnega vodenja sega daleč v preteklost do gradnje piramid, kitajskega zidu in drugih svetovno znanih gradbenih in arhitekturnih stvaritev, nato pa se je projektni način dela razširil iz gradbenega tudi na druga področja, kot so vojska, industrija in storitvena dejavnost. Sodobno projektno vodenje torej zajema od področja arhitekture, prometa in infrastrukture, gradbeništva do IT področja, proizvodnje izdelkov, financ, prava, turizma,..

GLAVNE KOMPONENTE PROJEKTNEGA VODENJA

Vzrok za potrebo po nekem projektu

Odločitev za projektno delo v podjetju lahko sloni na različnih potrebah – od razvijanja novih izdelkov, uvajanja nove tehnologije, postavljanja nove proizvodne linije, uvajanja ISO standardov, organizacije izobraževanj zaposlenih, prevzem ali reorganizacije podjetja, do uvajanja in razvijanja informacijske podpore.

1) Financiranje

Zelo pomembno je takoj na začetku opredeliti koliko in iz katerega vira bomo projekt financirali. Finančni načrt temelji na realnih stroških in cenah, ki veljajo na trgu v določenem trenutku. Podroben načrt projektnih dejavnosti in stroškov je osnova za učinkovito upravljanje in spremljanje projekta.

2) Motivacija vključenih

Motivacija v organizaciji ima velik pomen, saj vpliva na produktivnost in posledično tudi na uspešnost zaposlenih. Pri motivaciji v timu gre za dva nivoja, individualna motivacija posameznikov in motivacija tima kot celote. Pomembna naloga projektnega vodje je, da ve, kako in kdaj motivira posameznika in kdaj tim kot celoto.

3) Projektni plan

Projektni plan zajema definicijo projekta, organizacijsko shemo, izhodišča za ocene rabe virov, časovnico projekta, pregled ocenjenih stroškov, načrt izogibanja tveganjem, opis procedur in navodil za implementacijo procesov ter standarde, metode in orodja, ki bodo uporabljena.

4) Obvladovanje tveganj in težav

Pred izvedbo samega projekta je zelo pomembno narediti dobro analizo aktualnega stanja komponent podjetja, ki prispevajo k uspešnosti in analizo okolja, v katerem podjetje deluje. Ena izmed tovrstnih analiz je SWOT analiza, ki je učinkovit način prepoznavanja prednosti, pomanjkljivosti, morebitnih priložnosti in nevarnosti.

5) Vodenje proračuna

Za dober nadzor in upoštevanje proračuna je nujna natančna ocena stroškov posameznih komponent projekta ter dosledno spremljanje porabe in morebitne potrebne spremembe tekom same izvedbe, da projekt ostane znotraj zastavljenih finančnih ciljev.

6) Vzdrževanje komunikacije

Ena ključnih lastnosti dobrega projektnega vodje je skrb za dobro komunikacijo z vsemi udeleženci v projektu. To zajema močne voditeljske sposobnosti, spretno ravnanje v stresnih situacijah, dober nadzor in občutek za čas, sposobnost razvijanja potenciala posameznikov projektnega tima, jasno podajanje informacij… Vse to se namreč odraža v dobri pretočnosti informacij in jasnim navodilom za delo, s čimer se ognemo morebitnim zapletom zaradi nejasnosti.

POGOSTA VPRAŠANJA IN ODGOVORI

Ali vaše rešitve znotraj sistema M-Files omogočajo dosledno komunikacijo in ažurno pretočnost informacij?

Seveda. Konstantna razpoložljivost dostopa do sistema M-Files omogoča neposreden stik z vsemi ključnimi informacijami znotraj določenega projekta. Dovršen koncept določanja pravic posameznim uporabnikom pa skrbi, da ima vsak član tima na določenem projektu vedno dostop do tistih informacij, ki so zanj relevantne. Projektno vodenje M-files je zelo primerna rešitev za to popularno problematiko.

Katere so glavne prednosti projektnega vodenja znotraj M-Files?

Sistem M-Files projektnemu vodji in ostalim članom projektnega tima omogoča dostop do zadnje različice informacij v vsakem trenutku, vodji omogoča dodeljevanje nalog zaposlenim in sledenju napredka, znotraj sistema lahko natančno vodite stroškovni vidik projekta, vedno so vam za pregled na razpolago tudi vse pretekle različice dokumentov, preko sistema pa lahko želene podatke delite tudi z zunanjimi deležniki in hkrati z natančno določenimi pravicami poskrbite, da so informacije res dostopne le določenim posameznikom oziroma skupini ljudi.